Informativa Privacy

1. Titolare e responsabile del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali gestiti tramite l'area riservata è:

KaleidoCare (prodotto di Enrico Tumminello) opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, per la fornitura, manutenzione, sicurezza e assistenza tecnica della piattaforma, sulla base di un accordo scritto con il Titolare.

2. Categorie di interessati

La presente informativa si rivolge a:

• bambini iscritti o pre-iscritti presso il nido;
• genitori, tutori e altri soggetti esercenti la responsabilità genitoriale;
• persone autorizzate al ritiro del bambino;
• personale dipendente, collaboratori e supplenti;
• amministratori, coordinatori e personale amministrativo del nido;
• utenti dell'area "famiglia", ove attivata.

3. Categorie di dati trattati

Nell'ambito dell'erogazione dei propri servizi, il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:

3.1 Dati di account e autenticazione

Indirizzo email, nome e cognome, identificativo univoco dell'account, ruolo assegnato (amministratore, coordinamento, amministrazione, direzione, personale, famiglia) e relativi permessi, stato dell'account (attivo/disattivo), organizzazione di appartenenza.

3.2 Dati anagrafici e familiari del bambino

• Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo e comune di residenza, sezione frequentata, periodo di iscrizione;
• dati anagrafici dei genitori/tutori: nome, cognome, email, recapiti telefonici, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza, professione;
• relazione di parentela e presenza di fratelli/sorelle iscritti;
• persone autorizzate al ritiro: nominativo, relazione con il bambino, estremi del documento d'identità;
• consensi specifici raccolti: informativa privacy, pubblicazione di foto/video con soggetto riconoscibile, pubblicazione di foto/video non riconoscibili, dichiarazione sostitutiva di buono stato di salute;
• presenze e assenze giornaliere, orario di ritiro ove diverso da quello ordinario.

3.3 Iscrizione digitale e firma dei moduli

Ove il nido offra la compilazione online del modulo di iscrizione o pre-iscrizione, sono trattati: indirizzo email del genitore, risposte fornite nel modulo, documento PDF generato al termine della compilazione, data e ora della firma, indirizzo IP e browser utilizzati per la sottoscrizione, oltre a un registro cronologico delle fasi del procedimento (apertura, salvataggio, verifica, firma, decisione del nido). La procedura può prevedere l'utilizzo di un codice di verifica temporaneo (OTP) inviato all'indirizzo e-mail indicato dall'utente, al fine di verificarne l'identità e documentare le operazioni effettuate nell'ambito del procedimento di iscrizione o pre-iscrizione.

3.4 Dati del personale

• Dati anagrafici e di contatto, ruolo operativo, periodo di attività presso il nido;
• dati contrattuali: monte ore, ferie e permessi maturati;
• turni pianificati e cartellino presenze (orari di ingresso/uscita, ore lavorate);
• richieste di ferie, permessi, malattia, visite mediche, con eventuale documentazione allegata;
• periodi di maternità/interdizione anticipata dal lavoro;
• buste paga e Certificazioni Uniche;
• corsi di formazione, attestati e visite mediche del lavoro, con relative scadenze.

3.5 Dati amministrativi, contabili e donazioni

Importi e stato di pagamento delle rette mensili, dettaglio del relativo calcolo, ricevute e comunicazioni formali (incluse quelle per il bonus asilo nido), fatture dei fornitori, dati relativi a eventuali donazioni effettuate da genitori o terzi (nominativo, importo, causale).

3.6 Comunicazioni e questionari

Testo, destinatari ed esito di invio delle comunicazioni rivolte alle famiglie. Ove attivati, questionari di gradimento le cui risposte sono raccolte in forma tecnicamente disgiunta dall'invito che le ha generate, a garanzia dell'anonimato.

3.7 Documenti e sicurezza della struttura

Documenti caricati sulle schede dei bambini e del personale (es. certificati, contratti, deleghe), nonché documenti e scadenze relativi alla sicurezza e alla conformità normativa della struttura (autorizzazioni, sicurezza sul lavoro, antincendio, HACCP, assicurazioni).

3.8 Categorie particolari di dati

Nell'ambito dei trattamenti sopra descritti possono rientrare informazioni relative allo stato di salute di bambini e personale (dichiarazioni di buona salute, certificati medici, periodi di malattia o maternità). Tali dati sono trattati con particolare cautela, con accesso limitato al personale autorizzato e nel rispetto delle garanzie previste dall'art. 9 GDPR.

3.9 Origine dei dati

I dati personali possono essere raccolti direttamente presso l'interessato oppure essere conferiti al Titolare da altri soggetti legittimati, quali genitori o tutori, personale autorizzato della struttura o altri soggetti coinvolti nella gestione del rapporto con il nido/scuola. In particolare, i dati relativi ai bambini possono essere forniti dai genitori o dagli esercenti la responsabilità genitoriale, mentre i dati delle persone autorizzate al ritiro possono essere comunicati dai genitori o tutori. Ulteriori dati possono essere acquisiti nell'ambito della documentazione trasmessa alla struttura o generata attraverso l'utilizzo della Piattaforma.

4. Finalità e base giuridica del trattamento

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari all'iscrizione, alla gestione amministrativa e — per il personale — all'instaurazione del rapporto di lavoro è obbligatorio: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di erogare il servizio o di dare corso al rapporto. Il conferimento dei dati relativi al consenso per la pubblicazione di immagini è invece facoltativo e non condiziona in alcun modo la fruizione del servizio educativo.

6. Destinatari e sub-responsabili del trattamento

• Personale del Titolare autorizzato in base al proprio ruolo e ai permessi assegnati;
• KaleidoCare, quale Responsabile del trattamento per la fornitura della piattaforma;
• Google Cloud Platform e Firebase (Google), per l'hosting, il database, l'archiviazione dei documenti e l'infrastruttura di sicurezza;
• Aruba, per il servizio SMTP utilizzato per l'invio di comunicazioni e notifiche;
• consulenti del lavoro, commercialisti e altri professionisti incaricati dal Titolare, nei limiti dei rispettivi incarichi;
• enti gestori o associazioni cui il nido risulti eventualmente collegato, nei soli limiti e per le sole finalità disciplinate dall'apposita informativa;
• autorità pubbliche, enti previdenziali e assicurativi, nei casi previsti dalla legge.

L'accesso ai dati da parte del personale KaleidoCare per finalità di assistenza tecnica avviene solo su richiesta esplicita del Titolare o in caso di necessità tecnica documentata, ed è limitato a quanto strettamente indispensabile.

7. Trasferimento dei dati verso paesi terzi

I dati applicativi conservati mediante i servizi Cloud SQL e Cloud Storage utilizzati dalla Piattaforma sono configurati su infrastrutture localizzate nell'Unione Europea. Alcuni dati tecnici, inclusi quelli connessi ai servizi di autenticazione e notificazione, possono tuttavia essere trattati attraverso infrastrutture situate anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Gli eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono nel rispetto del Capo V GDPR e, a seconda del soggetto destinatario e del Paese interessato, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di garanzie appropriate ai sensi dell'art. 46 GDPR, incluse le Clausole Contrattuali Standard.

Ulteriori informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste al Titolare utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.

8. Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati e, successivamente, per il periodo eventualmente necessario all'adempimento di obblighi di legge o alla tutela dei diritti del Titolare. Decorso il relativo periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere a un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

9. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato, Lei ha diritto di ottenere in qualsiasi momento, nei limiti e alle condizioni previste dagli articoli 15-22 del GDPR: l'accesso ai dati personali che La riguardano, la rettifica dei dati inesatti, la cancellazione nei casi previsti dalla legge, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati ove tecnicamente applicabile, l'opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse del Titolare, e la revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a: infoentemoralezimella@gmail.com. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Sicurezza del trattamento

Il Titolare, anche tramite il proprio Responsabile del trattamento, adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, tra cui: separazione logica dei dati di ciascun nido cliente, verifica dell'identità dell'utente ad ogni accesso, accesso ai documenti tramite collegamenti temporanei e cifrati, conservazione delle credenziali di accesso al servizio di posta elettronica in un apposito gestore di segreti, ambienti tecnici separati per lo sviluppo, il collaudo e l'esercizio del servizio.

11. Tecnologie tecniche di sessione

L'accesso all'area riservata richiede l'autenticazione tramite email e password. Il mantenimento della sessione autenticata avviene tramite meccanismi tecnici dell'SDK di autenticazione (Firebase), strettamente necessari al funzionamento del servizio: non richiedono consenso ai sensi della normativa sui cookie, in quanto non finalizzati alla profilazione dell'utente. Ove l'utente attivi le notifiche push, viene registrato un identificativo tecnico del dispositivo, revocabile in qualsiasi momento dalle impostazioni del browser o del dispositivo stesso.

12. Minori

I dati dei bambini iscritti sono trattati esclusivamente dai genitori/tutori esercenti la responsabilità genitoriale e dal personale autorizzato del nido, per le finalità educative, amministrative e di sicurezza sopra descritte. La pubblicazione di immagini che rendano riconoscibile un minore avviene solo previo consenso specifico, disciplinato nell'informativa relativa al sito pubblico.

13. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare o aggiornare, in tutto o in parte, la presente informativa, dandone comunicazione agli utenti attraverso i consueti canali del servizio.